Постановка на баланс ЕГАИС

Новая методология ведения ЕГАИС остатков

Сейчас внутри ЕГАИС идет разделение остатков на два Регистра: это виртуальный склад предприятия и виртуальный торговый зал. В первом Регистре (на складе) продукция хранится с указанием наименования продукции, кодом и идентификаторами справок А и Б (справка А - справка от производителя, справка Б - справка от оптовика),во втором Регистре (в торговом зале) продукция хранится только с указанием кода продукции и наименования.

Когда организация подтверждает накладные в ЕГАИС, вся продукция из этой накладной встает на баланс организации и фиксируется на остатках в ЕГАИС с указанием идентификаторов справок А и Б (у каждой организации в ЕГАИС создан виртуальный склад с остатками продукции).

После введения Регистров, принятый алкоголь через ТТН встает на склад (Регистр №1), для продажи алкоголя через кассу, нужно будет сначала переместить продукцию из Регистра №1 в Регистр №2 путем отправки документа «передача в торговый зал» через УТМ в ЕГАИС. После фиксации документа "передача в торговый зал", кассовое оборудование списывает проданную продукцию с остатков торгового зала.

Если у организации остался алкоголь, закупленный до 01.01.2016, а справки А и Б по каким то причинам отсутствуют, то такую продукцию можно поставить на баланс в Регистр №2 с целью последующей розничной продажи через кассу с ЕГАИС.

Ознакомится с данной методологией можно на сайте egais.ru, в представленной методичке здесь.

Теперь перед организациями встает задача в выравнивании остатков в ЕГАИС:

• переместить всю продукцию со склада в торговй зал, для дальнейшей продажи,
• поставить на баланс не зарегистрированные в ЕГАИС бутылки,
• списать с остатков ЕГАИС излишки.

Чтобы пользователь мог видеть свои остатки а ЕГАИС складе и торговом зале в программе в режиме отображения остатков появилось 2 колонки "Кол-во на складе" и "Кол-во в торг.зале". Заполнить их можно с помощью запросов в ЕГАИС менеджере (запрашивать остатки можно только 1 раз в час).

Заполнение справки Б

Достаточно сделать один раз перед началом постановки на баланс.

Перед тем, как начать работу по выравниванию остатков необходимо перепроверить корректность заполнения справки Б - параметра, несущего информацию по поставщику:

• Для этого заходим в Менеджере по кнопке на верхней панели "Инструменты" - "ЕГАИС Менеджер".
• В появившемся окне нажимаем на кнопку с шестеренкой - "Перепроверить данные справки Б".

В ЕГАИС уйдет запрос, с помощью которого программа проверит правильной заполнения этой справки, и в случае ошибки - поправит. Выполнение данного запроса может занять время.

Заполнение данных производителей

Достаточно сделать один раз перед началом постановки на баланс.

Теперь заполним все недостающие данные по производителям у наших остатков в менеджере:

• Заходим в ЕГАИС Менеджер ("Инструменты" - "ЕГАИС Менеджер");
• В ЕГАИС Менеджере нажимаем на кнопку "Создать запрос" - "Запросить данные производителей"

Выполнение запроса и его обработка займет некоторое время.

После того, как все справки Б были перепроверены, и данные производителей заполнены, можем приступить к постановке на баланс алкогольной продукции, принятой до 1 января 2016 года.

Получение акциза по серии и номеру

Работает начиная с версии ManagerXP2_272_83

1.Создаем новый документ «ЕГАИС Акт постановка на баланс склад». Из базы добавляем в документ строки с количество 1 нужных товаров. Заполняем поля: код ФСМ/АМ (egais_marctype), серия(egais_marcrank), номер(egais_marcnumber).

Код ФСМ/Ам можно уточнить тут

2.Правой кн.мыши по заполненной строке – ЕГАИС – получить акцизную марку по серии и номеру.

3.После приема ответа обновить сетку (нажать пробел в поле поиска документа).

4.Скопировать и сохранить себе поле акцизная марка, для последующих продаж.

5.По окончанию работ документ поставновки на баланс удалить.

Автоматическое сведение остатков (Предпочтительный вариант)

С помощью автоматического сведения остатков можно легко выравнять остатки, числящиеся в программе Менеджер с остатками ЕГАИС и поставить на баланс продукцию, которая в ЕГАИС еще не числилась, в три шага. Программа использует следующий принцип: 1.Создает документ, перемещающий все остатки со склада в торговый зал; 2.Создает документ, который ставит на баланс в торговый зал все незарегистрированные позиции; 3.Создает документ, списывающий излишки из торгового зала.

Чтобы выровнять остатки с помощью нашей программы необходимо:

• • Заполнить справки Б и Данные производителей, если один раз запрашивали, то второй уже не надо;

• В ЕГАИС Менеджере запрашиваем остатки ЕГАИС склада и ЕГАИС торговый зал;

• Что бы заполнить алкокоды создаем фиктивный документ ЕГАИС Постановка на баланс и спускаем в документ партии без алккода. Сканируем акцизы для всех товаров. Инсертом отмечаем все позиции в документе – пр.кн.мыши – с отмеченными – егаис – получить данные по акцизной марке. Отменяем документ.

• Заходим по кнопке "Выполнить" на верхней панели Менеджера - "Свести остаток менеджер и ЕГАИС";

• Программа проанализирует все числящиеся на складе позиции и предложит создать документ, чтобы всех их перенести в торговый зал со склада;

• Соглашаемся нажатием кнопки "Создать документы". Внизу появится активный документ с позициями, которые необходимо перенести со склада в торговый зал;

• Проводим документ, программа перенесет все остатки со склада в торговый зал.

• Снова запрашиваем остатки склад ЕГАИС и Остатки торговый зал ЕГАИС!;

• Теперь после проведения документа по перемещению в торговый зал, на складе не должно остаться никаких позиций. Колонка "Кол-во на складе" будет пустая.
• Заходим "Выполнить" - "Свести остаток менеджер и ЕГАИС";

• Теперь программа сравнивает и ищет те позиции, которые необходимо поставить на баланс в торговый зал (то есть не зарегистрированные в ЕГАИС, например, те случаи, когда в базе товар есть, а ЕГАИС его нет ни на складе, ни в торговом зале);

• Соглашаемся на создание документа;
• У нас создастся документ "Постановка на баланс (торговый зал)", куда попадут все позиции, которые необходимо поставить на баланс;

• У всех позиций, добавленных в активный документ необходимо заполнить акциз - просканировать двумерный шк. Если добавлено несколько бутылок с одной партии достаточно просканировать 1 акциз. Внимание! При сканировании шрифт должен быть английским!!!

• Выделяем все позиции кнопочкой Insert - просто встаем на самый верх документа и зажимает Insert, они все должны стать зеленые. Щелкаем правой кнопкой мыши по любому месту - с отмеченными - ЕГАИС - получить данные по акцизной марке;

• Программа запросит в ЕГАИС данные по выделенным позициям и заполнит недостающие параметры по алкокоду и поставщику, справкам А и Б и т.п.;
• Проводим документ. В ЕГАИС уходит запрос на постановку на баланс;

• Если все прошло успешно снова запрашиваем остатки склада и торгового зала ЕГАИС!;

• "Выполнить" - "Свести остаток менеджер и ЕГАИС";

• Теперь, когда все недостающие позиции поставлены на баланс необходима операция списания излишков - программа создает документ списывающие разницу между торговым залом и остатком по факту;
• Создаем документ, проводим;

• Запрашиваем остатки, сейчас у нас должно быть совпадение значение колонок реального остатка в менеджере и колонки остаток в торговом зале.

Сведение остатков в ручную

Смысл сведения остатков состоит в том, чтобы на складе ЕГАИС(Регистр№1) не числилось позиций, а количество позиций в торговом зале(Регистр№2) было равно количеству позиций на остатке в Менеджере, только тогда продажи с кассы будут корректно списываться с ЕГИАС (подробнее тут). В связи с этим необходимо придерживаться следующего алгоритма:

• Заполнить справки Б и Данные производителей;
• Поставить на баланс все незарегистрированные позиции в торговый зал;
• Переместить все позиции со склада в торговый зал;
• Списать все излишки, числящиеся на торговом зале.

Все проводимые документы являются виртуальными, выравнивают лишь остаток в ЕГАИС, реальный остаток в программе Менеджер ни как не изменится. Проверить количество остатков на складе и торговом зале можно запросом из ЕГАИС Менеджера, поэтому все изменения произошедшие после проведение того или иного документа можно оценить, лишь снова запросив остатки (запрос разрешается 1 раз в час).

Постановка на баланс в торговый зал

Для того, чтобы поставить на баланс позиции, оприходованные до 01.01.2016 года, в торговый зал, необходимо:

• Создаем документ: "Новый приход"-"ЕГАИС Акт постановки на баланс(Торговый зал)":

• Внизу появился активный документ, в него из базы добавляем алкогольную продукцию, которая была оприходована не через ТТН ЕГАИС, и которую хотим зарегистрировать в ЕГАИС:

• У всех позиций, добавленных в активный документ необходимо заполнить акциз - просканировать двумерный шк. Внимание! При сканировании шрифт должен быть английским!!!

• Выделяем все позиции кнопочкой Insert - просто встаем на самый верх документа и зажимает Insert, они все должны стать зеленые. Щелкаем правой кнопкой мыши по любому месту - с отмеченными - ЕГАИС - получить данные по акцизной марке;

• Программа запросит в ЕГАИС данные по выделенным позициям и заполнит недостающие параметры по алкокоду и поставщику, справкам А и Б и т.п.;
• Проводим документ. В ЕГАИС уходит запрос на постановку на баланс;

Перемещение со склада в торговый зал

Для того, чтобы создать документ по перемещению всех остатков со склада в торговый зал:

• Создаем "Новый расход" - "ЕГАИС перемещение со склада в торговый зал"

• Внизу появится активный документ куда добавляем позиции, которые необходимо перенести со склада в торговый зал;

• Проводим документ, программа перенесет все остатки со склада в торговый зал.

Списание остатков с торгового зала

Для списания излишков с торгового зала создаем документ:

• Создаем документ: "Новый расход" - "ЕГАИС Списание из торгового зала":

• Создастся активный документ, куда добавим позиции, которые необходимо списать, и проведем;
• В ЕГАИС отправится акт о списании позиций из торгового зала.

Оприходование ТТН

В связи с изменениями (см . тут) все оприходованные позиции в ТТН, попадают на остаток в Регистр№1(Склад), и их нужно переместить на остаток в Регистр№2(Торговый зал). Для этого необходимо после принятия и получения подтверждения акта принятия ТТН необходимо:

• В журнале документов находим только что принятую ТТН, и, стоя на ней мышкой нажимаем на кнопку:"Выполнить" - "Переместить в торговый зал"

• Создастся активный документ "ЕГАИС Перемещение в торговый зал" с позициями из данной накладной. Проводим этот документ, данные уходят в ЕГАИС.

Получение дополнительных сведений по позиции через сервис https://service.fsrar.ru/

С помощью сервиса https://service.fsrar.ru/так же можно получить дополнительные сведения о алкогольной продукции, такие как алкод, крепость, объем, производитель, зная лишь акцизную марку товара. Есть инструкция этом сайте в разделе Получение Кода товара в ЕГАИС через Личный кабинет. В ней рассмотрено получение алкокода, но вместе с ним мы получаем и все остальные характеристики.

Давайте рассмотрим на примере:

• Заходим на сайт https://service.fsrar.ru/ с компьютера, на котором находится УТМ;
• Выбираем "Электронные услуги Росалкорегулирования для организаций";

• Далее выполняем вход (можно через "ЭП" - "Аппаратный ключ");

• Затем в открывшемся окне в меню слева выбираем Проверка марки (прокрутив меню немного вниз);

• В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить (вверху);

• Вновь откроется окно, переходим на вкладку Проверка по штрихкоду;

• В первую строку вносим АКЦИЗ! бутылки, по которой хотим запросить информацию. Будьте внимательны, необходимо ввести именно АКЦИЗ(большой двумерный штрихкод), а не обычный штрихкод из 13 цифр!

• Можно сразу сделать запрос кодов до 10 бутылок;
• Заполняем защиту от роботов;

• Нажимаем "Сохранить";

• После этого отправится запрос, содержащий марку вашего продукта, в ответ на который сервис выдаст все данные;
• Выйдет информационное окно, нажимаем кнопку ОК;
• Подождем некоторое время, не выходя из браузера и не закрывая этого окна. Нажимаем кнопку Обновить вверху;

• В нижней части окна появятся данные из ЕГАИС о товаре, акцизную марку которого мы отсканировали. В поле "Название" в скобках прописан цифровой код АП, эти цифры и есть алкод, отдельными полями мы видим "Содержание спирта", "Емкость", "Производитель".