Менеджер: Проведение инвентаризации с нуля

Инвентаризация с нуля производится для занесения всего товара, находящегося у нас на остатке в базу.

Создание документа оприходования

Выбираем режим «Все партии» на верхней панели:

Данный режим показывает все партии в базе. Создаем новый документ прихода:

• На верхней панели нажимаем на кнопку "Новый приход";
• В выпадающем списке меню выбираем "Оприходование товаров":

Таким образом, мы создали новый пустой документ прихода, в который будем добавлять позиции, имеющиеся у нас на остатке:

Приступим к заполнению этого документа.

Добавление имеющихся на остатке позиций в документ оприходования

Если данная позиция уже есть в базе в режиме "Все партии"

• Найти позицию в базе можно по наименованию или штрих-коду. Для поиска по штрих-коду берем упаковку товара и сканируем штрих код. Программа сразу выдаст список товаров с данным штрих кодом.
• Для поиска по наименованию начинаем набирать ключевые части наименование, например нам нужно найти анальгин таблетки 20 штук, нам достаточно набрать "анал таб". Программа сразу делает выборку по первым буквам наименования и предоставляет нам подходящие позиции:

В окне базы мы видим все партии, имеющие в своем названии «анал» и «таб». Находим интересующую нас позицию. Добавим ее в документ прихода:

• Спускаемся до неё стрелкой вниз или выделяем ее одним щелчком правой кнопкой мыши.
• Правой цифровой клавиатурой
  
  набираем нужное нам количество, которое есть у нас на остатке:

• Подтверждаем кнопкой «ОК» или «Enter»

Если количество дробное, для удобства ввода и расчета в программе встроен калькулятор. Его можно вызвать по кнопке «вниз» с вашей клавиатуры в окошке количества товара так же по кнопке «вниз».

Например, нам надо добавить количество 17/20. Для этого мы выделаем левой кнопкой мыши позицию, с правой цифровой клавиатуры набираем 17, далее по кнопке «вниз» вызываем калькулятор, выбираем деление / , далее на клавиатуре набираем 20 и нажимаем кнопку «равно» = . И калькулятор рассчитает точное дробное количество:

Если вы ошиблись при вводе можно отменить все по кнопке С . И заново набрать на клавиатуре калькулятора «17 / 20 =».

• При добавлении позиции программа выдаст запрос:

Создаем новую партию, нажав на кнопку «ДА».

• Позиция появилась в документе прихода:

Теперь можно отредактировать все значения данного наименования: *цену,

• серию,
• штрих код,
• срок годности.

Для этого нужно встать на ячейку, которую хотим изменить и два раза кликнуть левой кнопкой мыши, или нажать «Enter». В появившемся окне вводим нужное нам значение:

Далее аналогично заполняем другие поля, которые нужно изменить. Чтобы очистить строку поиска для ввода нового наименования нужно нажать кнопку «Ctrl».

Если наименование не нашли в базе товаров, то создаем его вручную

Для создания новой строки в документе прихода, нажмите сочетание клавиш Alt+Insert, либо щелкните правой кнопкой мыши в любом месте по полю документа Прихода и в выпавшем списке выберете «Добавить наименование»:

Появится окно выбор наименования. В окне поиска начинаем вводить наименование, по первым буквам программа начинает делать выборку, и выбираем нужное, щелкаем по нему два раза, чтобы оно поднялось в поле «Выбор значения». Если необходимое название так и не появилось, то необходимо набрать это наименование полностью. Подтверждаем кнопкой «ОК»:

Таким образом, эта позиция добавилась в документ прихода:

Если вы неправильно ввели наименование, или ошибочно выбрали неверное, его можно изменить, встав на поле «наименование» и два раза щелкнув по нему левой кнопкой мыши или нажав на кнопку Enter. Вновь появится окно выбора наименования, в котором наименование можно заново выбрать или ввести полностью. После этого подтвердить кнопкой «Enter».

Ввод необходимых параметров

Встаем на нужное поле, и нажатием клавиши Enter или два раза кликнув мышью, вызываем поле для редактирования. Для удобства расчета и ввода дробного количества в программе встроен калькулятор, вызвать который можно по кнопочке «вниз»:

Аналогично заполняем остальные поля: *серию,

• цена,
• НДС или соответствующий отдел НДС: 1 – 10%, 2 – 18%, 3 – 0%,
• страну,
• изготовителя,
• срок годности.

Для того чтобы заполнить штрих-код, нужно открыть его значение на редактирование двойным кликом правой кнопкой мыши или нажатием «Enter», и в появившееся окно сканируем шк с коробки препарата:

Также необходимо проставить на жизненно важные лекарственные средства группу ЖНВЛС. В программе встроен справочник жизненно важных медикаментов, обновляющийся автоматически. Просмотреть его вы можете, нажав кнопку «F3» на клавиатуре, выйдет список справочников (рис. 3.18), выбираем справочник ЖНВЛС, нажимаем кнопку «ОК»:

В данном справочнике поиск осуществляется по наименованию и штрих коду:

Присвоение групп

Если товар принадлежит к списку жизненно важных лекарственных средств, необходимо присвоить ему группу ЖНВЛС. Группа в документе прихода присваивается аналогично, как в базе. Более подробно о присвоении к группе Назначение группы на товар.

Поиск позиции в документе прихода

Если возникла необходимость найти наименование в документе прихода, то необходимо встать в окно поиска, и начать вводить наименование или части ключевых слов, и программа предоставит выборку:

Если перед вводом наименования поставить пробел, то выборка будет из позиций, содержащих в себе набранное сочетание:

Чтобы очистить строку поиска нажмите «Ctrl».

Копировать строку в документе прихода

Для того, чтобы скопировать строку в документе прихода, нужно выделить копируемую строку левой кнопкой мыши и нажать кнопку «F9», либо кликнуть правой кнопкой мыши по строке и выбрать «Копировать партию», таким образом, создастся аналогичная строка с точно такими же параметрами:

Удаление наименования из документа прихода

Для того, чтобы удалить позицию из документа, нужно выбрать ее одним кликом левой кнопкой мыши, и нажать сочетание «Alt+Del» или правой кнопкой мыши вызвать выпадающее меню, и выбрать строку «Удалить наименование» :

Появится диалоговое окно, подтверждающее удаление:

Если вы хотите удалить, наименование нажмите «Да», если нет – то «Нет».

Проведение документа оприходования

После того, как документ прихода заполнен и проверен, его необходимо провести, нажав на кнопку с зеленой стрелочкой на панели документа прихода:

После нажатия на нее выйдет окно подтверждения:

Для проведения нажмите – «Да», для отмены – «Нет».

Все товары, внесенные нами в документ прихода, появятся в базе с указанными в нем параметрами. Сам документ попадет в журнал документов, где мы можем его просмотреть в любой момент.