Менеджер: Встроенный модуль инвентаризации в программе

Этот вариант предназначен для проведения инвентаризации без остановки торговли.

Выбор позиций

В первую очередь необходимо выбрать товары, по которым необходимо сделать инвентаризацию. Можно весь товар добавить в инвентаризацию, либо воспользоваться фильтрами и сократить наш список:

• исключить нулевые позиции,
• создать фильтры по стеллажу (если ведется учет в базе),
• по контрагенту поставки товара,
• по группе товара и т.п.

Более подробно о работе с фильтрами и как их назначить можно узнать в статье "Как пользоваться фильтрами".

Создание инвентаризации

Создание документа инвентаризации

После того, как позиции выбраны:

• Нажимаем на верхней панели кнопку "Выполнить" и далее выбираем "Создать инвентаризацию":

• Появится окно с выбранными ранее позициями:

Добавление позиции в список инвентаризации

Если необходимо добавить в список инвентаризации позиции, которые не вошли в выборку:

• Кликнуть в любом свободном месте правой кнопкой мыши,
• Из появившегося списка выбираем "Новая запись",
• В строке поиска набираем позицию, которую хотим добавить и нажимаем "Ок".

Печать списка товаров для инвентаризации

После того, как в список инвентаризации добавлены все необходимые позиции, печатаем его, нажимая на кнопку на верхней панели и выбирая «Открыть в MS Excel». Открывается таблица в Excel, приводим ее в нужный нам формат – если не нужна последняя пустая колонка, ее можно удалить, нажав правую кнопку мыши и выбрав из выплывающего списка строку «Удалить»:

В появившемся окошке выбираем «Удалить столбец»:

Распечатываем список и идем проверять по полкам товар, отмечая при этом расхождения в фактическом и учетном количестве.

Пересчет товаров

Совмещение продаж и инвентаризации

При пересчете важно иметь в виду следующее: например, если в нашей распечатанной ведомости препарат «Эуфиллин 2,4% 10мл р-р д/и амп №10» имеется в количестве 5 штук, а при пересчете мы видим, что на полке у нас 4 штуки. В таком случае мы подходим к компьютеру, находим этот товар в кассире, и если сейчас в базе товаров кассира тоже 4 шт, то соответственно у нас продалась 1 шт. с момента начала инвентаризации.

Или можем зайти в программу менеджер, найти наш товар и посмотреть его историю следующим образом: заходим в меню «Вид» -> «История товара» и смотрим движение товара. Если в истории товара мы видим чек, созданный за время инвентаризации, значит все в порядке и в нашей распечатанной инвентаризации мы указываем не текущее количество, а то, которое было утром, а именно 5 шт. Мы проставляем предыдущее количество, чтобы у нас не возникало разницы, т.к. впоследствии будет создаваться корректировка количества на указанные нами разницы в количестве. Если же движения товара не было, но товара, тем не менее, не хватает, тогда отмечаем в распечатанном списке, сколько у нас есть фактически.

Выявление товара, не числящегося в базе

Если в процессе инвентаризации был выявлен товар, которого нет в базе и нам его нужно поставить на остатки. Тогда в базе товаров создаем документ «Оприходование товаров», добавляем этот товар, заполняем необходимые поля (наименование; цену оптовую и розничную; количество; штрих-код и т.д.). При этом количество ставим «0,00001», чтобы в программе было нулевое количество этого товара. После того как провели документ, необходимо добавить ее в список инвентаризации.

Заполнение фактического количества

Теперь нам необходимо проставить фактическое количество, которое мы выявили при пересчете.

• Мы можем пройтись по всему списку и вручную проставить количество или
• Сократить время ввода и сделать следующие действия: на верхней панели щелкаем по самой правой кнопке с зеленым треугольником и выбираем строку «Заполнить факт кол-во учетным». Тогда колонка «Факт. кол-во» (красного цвета) заполнится значениями колонки «Учет. кол-во» (синего цвета):

Далее отмечаем расхождения следующим образом:

• Если фактическое количество товара больше учетного, например, «Амлодипин 5мг таб №30» в базе у нас 5 шт., а фактически 7 шт.

Встаем на эту позицию, нажимаем «Enter», набираем разницу, в нашем случае «2», и еще раз «Enter»:

• Если фактическое количество товара меньше учетного – например, «Аммиак 10% 40мл р-р фл» в базе у нас 5 шт., а фактически 2 шт.

Тогда аналогично встаем на эту позицию, нажимаем «Enter», набираем разницу, в нашем случае «-3», и еще раз «Enter».

Проведение инвентаризации

Корректировка количества

Когда все значения скорректированы, создаем документ «Корректировка количества». Для этого:

• На верхней панели щелкаем на крайнюю правую кнопку,
• Выбираем «Создать корректировку». В журнале документов появляется документ корректировки и в базе меняется количество на фактическое.

Печать документов инвентаризации

Чтобы распечатать документы инвентаризации:

• Нажимаем на верхней панели предпоследнюю кнопку,
• Выбираем «Печать инвентаризации»,
• Далее выбираем необходимые печатные формы и отправляем на печать.

Окно «Инвентаризация» закрываем кнопкой «Закрыть».