Менеджер: Оформление прихода

Введение (оприходование) товара в базу товарных остатков (склад) осуществляется несколькими способами:

Загрузка электронной накладной

Автоматизация торговли Стандарт-Н имеет возможность работы с электронными накладными стандарта «dbf». Ознакомиться со структурой файла возможно в Приложении 1 в конце данной инструкции. Данную структуру файла вы можете передать вашему поставщику с просьбой отправлять вам электронные накладные в указанном формате. Приемка товаров через электронные накладные будет существенно экономить ваше время, затрачиваемое на обработку ежедневных приходов. Для приемки электронной накладной в форме «dbf» выполните следующие действия:

1 ) Нажмите кнопку на панели функций «Эл.накладные»:

2) Система автоматизации предложит вам выбрать нужный файл. Если необходимого файла нет в списке, нужно перейти в папку, где у вас лежат пришедшие накладные от поставщика. В случае, если Автоматизация торговли предлагает вам каждый раз не верный путь к папке накладных, проверьте путь, установленный в «Параметрах системы».

3) Появится окно выбора накладной, в котором мы видим список всех доступных накладных для загрузки и сразу можем просмотреть их содержание:

Внизу окна есть несколько функций:

• приводить наименования к существующим – при приходе наименования в накладной приводятся к уже существующим в базе наименованиям.
• приводить наименования через глобальный справочник – позволяет Вам не создавать связки вручную; наименования приводятся в соответствии с глобальным справочником. Пример приведения через глобальный справочник можно увидеть в программе Общий заказ, когда одинаковые по оригинальному наименованию товары стоят в одном блоке.
• автоматически присвоить группы – присвоение группы в соответствии с уже имеющимися в базе.

Если это та накладная, которая Вам нужна, нажимаете "Принять", иначе нажимаете "Закрыть".

4) Выберите тип документа:

5) Выберите поставщика в открывшемся окне справочника контрагентов:

В этом окне можно сразу добавить нового контрагента (по кнопке ), если такого нет в справочнике. В нижней части рабочего окна программы появится приходный документ:

При создании приходного документа, Вам будут предложены возможные операции, которые можно провести с документом. При наведении курсора мыши на любой из этих символов, высвечивается описание каждой операции. Таким образом, можно провести документ, распечатать или экспортировать, отменить, отложить и выполнить другие функции с документом. При работе с выбранным документом можно просмотреть подробную информацию о нем:

В приходный документ программа подгружает все данные по товару, которые присутствовали в электронной накладной. Кроме этого на основании имеющихся точно таких наименований в базе товаров предыдущего прихода программа проставляет следующие данные: «делимый – неделимый», критическое количество.

Ввод из электронных документов типа Excel

Автоматизация торговли Стандарт-Н позволяет переносить накладные от поставщиков в табличном варианте из формата MS Excel.

• Создайте новый документ прихода по кнопке «Новый приход» и выберите «Приход от поставщика» (или другой вид приходного документа), выйдет окно с выбором поставщика.Откроется новый пустой документ, Автоматизацию торговли можно пока свернуть.
• Откройте электронный документ поставщика.
• Выделите данные в столбце, которые необходимо добавить в накладную, поочередно. Например, сначала выделяем колонку с наименованиями, выделяем их, нажимаем правой кнопкой мыши на выделенной области и выбираем пункт меню «Копировать».

• Переходим в программу Менеджер и щелкаем правой кнопкой мыши в любом месте нашей пустой приходной накладной и выбираем пункт «Вставить из буфера». При вставке первой колонки появится следующее окно выбора поля, в которое нам необходимо вставить данные:

• Из списка полей накладной автоматизации выбираем поле, в нашем случае «Наименование», т.к. выделенные нами строчки в файле Excel содержат наименование товара.
• Нажимаем <ВЫБРАТЬ> для подтверждения действий. Данные по наименованию будут заполнены скопированными данными.

• Далее выделяем в файле Excel другой столбец «кол-во» и обратите внимание, в накладной Автоматизации торговли выбираем мышью любую строку колонки «Кол-во», нажимаем правую кнопку мыши и выбираем «Вставить из буфера». Данные вставятся.

• Следующей колонкой необходимо вставить сумму оптовую для того, чтобы корректно рассчиталась цена оптовая в накладной. Выделяем в файле Excel столбец «Сумма без учета НДС», копируем и вставляем данные в колонку «Сумма опт.»:

Видим, что после вставки «Суммы опт.» программа, исходя из данных «Кол-во» и «Сумма опт.», рассчитала цену оптовую автоматически. И так аналогично по всем колонкам файла поставщика, которые он прислал.

Полностью ручной ввод

1.Наведите курсор на кнопку «Новый приход», кликните левой кнопкой мыши и выберите один из нескольких вариантов:

2.В появившемся окне «Справочник контрагентов» выберите нужного поставщика.

3.В нижней половине рабочего окна программы появится окно «ПРИХОД…». Для начала ввода позиций (для начала работы с приходным документом) активируйте его – кликните курсором (левой кнопкой мыши) по панели «ПРИХОД…».

4.Для создания новой строки в приходном документе нажмите «Alt»+«Insert» либо правой кнопкой мыши по пустому месту окна «ПРИХОД…». Из выпавшего списка доступных операций выберите «Добавить наименование»:

При вводе нового препарата программа при наборе начальных букв наименования делает выборку (выборка создается из списка наименований, имеющихся в локальной базе товаров или в глобальном справочнике, по совпадению части названия.) Чтобы выбрать наименование:

• Стрелками «Вверх вниз» спуститесь на то написание, которое Вы считаете соответствующим и подтвердите или щелкните левой кнопкой мыши.
• Двойным щелчком левой кнопкой мыши в окне Локальной базы (выбираете сами более подходящее) Вы автоматически заносите выбранное наименование в строку значений.
• Нажимаете <ОК>- в документе приход появится первая позиция.

Если наименование при наборе некоторого сочетания букв, удовлетворяющего Вашим условиям, не появится – необходимо прописать этот товар полностью. По умолчанию программа пытается присвоить вновь заведенному препарату значения на основании данных по предшествующей партии: принадлежность к группе, критическое количество, отдел, разрешение продажи по частям. Проставьте цену, количество и все необходимые Вам данные по товару.

Для того чтобы удалить ошибочно введенную строку нажмите правой кнопкой мыши по строке с наименованием. Из выпавшего списка операций выберите «Удалить наименование» или «Alt»+«Delete».

После того как завели наименование, нужно ввести остальные известные нам реквизиты. Вводим Артикул (Серию) товара, встаем на ячейку и открываем её на редактирование двойным щелчком или по кнопке Enter, и начинаем вводить значение:

Затем переходим в ячейку с количеством, встаем на неё и открываем на редактирование так же двойным щелчком левой кнопки мыши или клавишей "Enter". Для того чтобы ввести дробное количество или рассчитать цену, можно воспользоваться встроенным калькулятором. Он открывается по стрелке вниз, которая срабатывает и с клавиатуры.

Допустим нам нужно ввести количество 7 1/3 (это то же самое что и 22/3) , тогда мы набираем на калькуляторе «22», затем "/" , потом «3», "=" и подтверждаем клавишей Enter. Этот встроенный калькулятор полностью повторяет правую часть клавиатуры, т.е. при вводе количества лучше воспользоваться ею.

По этому же принципу вводим сумму закупа, штрих-код, производителя, страну, размер и другие необходимые реквизиты товара, которые нам известны. При вводе розничной цены в программе автоматом рассчитывается наценка, но при этом должна быть заполнена закупочная цена.