Настройка сортировщика писем The Bat для нового поставщика.

Настройка сортировщика

1.Найти на почте письмо, пришедшее от поставщика (попросить заведующую показать его). Прикрепленный в нем файл формата .dbf (*.zip) и является накладной.(рис.1)

Рис.1 письмо от поставщика в почте

В The Bat должна быть создана подпапка у входящих писем, куда будут отсортировываться письма от поставщиков, содержащие накладные. Если эта папка существует, создавать снова не нужно. Если ее нет, то чтобы создать ее, правой кнопкой мыши щелкнуть по папке Входящие, и в выпадающем списке выбрать Создать/Создать папку(рис.2 ). Называем ее Накладные

Рис.2 Создание папки «Накладные»

2.Настройка сортировщика 1.Создание правила:

• Заходим в сортировщик писем:Ящик-Настройка сортировщика писем использовав комбинацию "горячих клавиш" Ctrl+Shift+S (рис.3). Так же его можно вызвать кнопкой на панели.

Рис.3 Настройка сортировщика писем

• В выпадающем списке "Ящик" выберите тот ящик, на которые поступают письма. Из списка ниже выберите "Входящие письма", щёлкните правой кнопкой мыши и выберите пункт "Новое правило" или по кнопке создания правила.(рис.4)

Рис.4 Новое правило

• В поле «Имя» указываем название правила, чтобы легче было ориентироваться, желательно называть правило названием поставщика.

2.Задаем условие сортировки писем (рис. 5) В соответствии с заданными параметрами сортировщик будет распознавать письма и применять к нему указанные действия:

Рис.5 Условие для сортировки писем

• Первым условием задаем формат прикрепленной накладной. Таким образом, мы исключим сортировку писем от поставщика, в которых содержится иная информация.Указываем, что прикрепленный Файл соответствует маске *.dbf (Если поставщик прислал заархивированную электронную накладную, указываем формат *.zip соответственно)
• Второе необходимое условие сортировки по данному поставщику – указать его электронный адрес. Нажимаем на кнопку «Новый блок» добавляем отправителя: Отправитель содержит электронный_адрес_поставщика. Не обязательно вводить полный адрес, можно указать только ключевую часть. (Новый блок создается для того, чтобы была возможность указать несколько электронных адресов для одного поставщика, в случае, если накладные будут посылаться с разных адресов. Для этого добавляем в данный блок новое условие с электронным адресом отправителя по кнопке Добавить, и ставим между ними связку «ИЛИ» (рис.6)).

Рис. 6 Добавление второго адреса отправителя

Теперь, когда на почту придет письмо с указанных адресов, и будет нести прикрепленный файл с заданным форматом, сортировщик его распознает и применит к нему указанные действия.

3.Создаем задачи для сортировщика, которые он должен применить непосредственно к письму, которое подошло к заданным условиям, а именно: 1)Переместит его в папку Накладные 2)Пометит как прочитанное 3)Извлечет прикрепленную накладную в указанную папку, для обработки конвертером(рис. 7):

Рис.7 Действия сортировщика

• Нажимаем на кнопку «Добавить», и из выпадающего списка выбираем «Переместить письмо в папку» - «Входящие» - «Накладные» (рис.8). Подтверждаем кнопкой «ОК»:

Рис.8 Перемещение письма в папку

• Добавить – Флажки – Пометить письмо как прочитанное
• Добавить – Извлечь прикрепленные файлы – Указать путь (рис.9)

Рис. 9 Извлечение прикрепленных файлов

Правило для сортировки готово! (рис.10)

Рис.10 Настроенный сортировщик писем

3.Сортировка письма: 1.Выделяем письмо в The Bat левой кнопкой мыши (рис.11);

Рис.11 Выделенное письмо

2.Правой кнопкой щелкам по Входящие и выбираем «Пересортировать письма» (рис.12)

Рис.12 Пересортировать письма

3.В открывшемся окне ставим галочку «Пересортировать только выбранные письма» (рис.13)

Рис.13 Параметры пересортировки

4.Нажать «ОК»

Рис.14 Результат работы сортировщика

Прикрепленная накладная из письма экспортируется в указанную папку, само письмо будет помечено как прочитанное, и переместится в папку Накладные (рис. 15,16).

Рис. 15 Извлеченные файлы

Рис. 16 Отсортированное письмо

Если потребуется снова пересортировать данное письмо, из папки «Накладные» перетаскиваем его во Входящие, выделяем, и снова пересортировываем.

Настройка сортировщика писем The Bat для перемещения.

Если накладная перемещением пришла от аптеки с автоматизацией Стандарт-Н, то обработка Конвертером для нее не требуется. В связи с этим сортировщик для нее настраивается точно так же как и для накладной от поставщика, но с одним отличием – прикрепленные файлы извлекаются сразу в папку, куда смотрит менеджер на накладные. Путь можно узнать следующим образом: В АРМ Менеджер заходим в Сервис/Параметры системы. В появившемся окне справа выбираем «Пути», и смотрим путь для папки электронных накладных(рис.17):

Рис. 17 Путь для электронных накладных в АРМ Менеджер

Учитывая данный момент, правило для сортировки накладной перемещения будет выглядеть следующим образом (рис.18):

Рис.18 Правило для перемещения