Настройка конвертера электронных накладных — различия между версиями

Версия 13:52, 28 мая 2015

Чтобы начать работу с программой, находим на рабочем столе ярлык Конвертера и запускаем его.

На панели задач сразу появится такой же значок программы :

После того как значок появился на панели задач нажимаем на нем правой кнопкой мыши. Выйдет контекстное меню программы:

- Конвертировать ВСЕ. Конвертирует все новые необработанные накладные от всех поставщиков.

- Конвертировать ОТ. Конвертирует все новые необработанные накладные от конкретного поставщика (по стрелочке выбираем от какого).

- Скрыть / Показать форму. Открыть / скрыть главное окно программы.

- Настройки программы. Рассмотрим их поближе.

На вкладке Общие /Обрабатывать папки каждые… В окне указываем количество минут через которое Конвертер сам автоматически будет обрабатывать все новые электронные накладные (Рис.3). Если установить галку Удалять файлы после обработки, то после того, как Конвертер обработает накладные, они автоматически удалятся. Блок флажков Иконка в трее. Желательно, чтобы были установлены все галки ,тогда не придется каждый раз вручную запускать программу, когда нужно обработать накладные, Конвертер всегда будет запущен:

Рис.3

На вкладке Интернет должен быть настроен следующий адрес подключения: http://www.standart-n.ru/zclientxp/converter/index.php :

Рис.4

На вкладке Данные клиента можно указать название организации. Например, это может быть « ООО «Аптека» апт.пункт №14 ул.Луначарского »:

Рис.5

На вкладке Пути нужно указать путь к папке, куда будут падать уже обработанные накладные, обычно такая папка называется enakl_ok, и к папке, куда будут падать их резервные копии – enakl_back, последний указывать не обязательно :

Рис.6

Кнопка Применить станет активной, если вы внесете какие-нибудь изменения в настройках. Для того, чтобы сохранить новые настройки необходимо нажать Применить и, если больше в настройках ничего менять не нужно, нажимаем ОК. Чтобы накладная из папки с необработанными накладными поставщика попала в Менеджер, ее необходимо обработать. Для этого по каждому поставщику мы создаем отдельное правило, с помощью которого Конвертер будет обрабатывать накладные. Нажимаем правой кнопкой мыши на панели задач по значку Конвертера, далее выбираем Скрыть / Показать форму, откроется главное окно программы (Рис.7), затем Файл – Настройки конвертирования (Рис.8):

Рис.7

Рис.8

Слева мы видим список уже настроенных правил, справа – подробные настройки для каждого из них. У нас уже есть два готовых правила, для наглядности примера создадим еще одно. Допустим, нам нужно завести правило для нового поставщика Белла-Волга, от которого Вы еще не получали накладные. Для этого нажимаем кнопку - Добавить профиль. Выйдет следующее окно для ввода наименования поставщика, здесь мы пишем Белла-Волга и нажимаем ОК:

Рис.9

Теперь настраиваем правило. - Тип файлов. Здесь мы выбираем тот тип файла, в котором накладная приходит на почту. Чаще всего это *.dbf – его и указываем (Рис.10). Если накладная на почту приходит в архиве формата *.zip, то тип файла тоже указываем *.dbf, так как в этом случае накладная просто лежит внутри архива.

Рис.10

- Источник данных. В источнике данных указываем путь к папке, в которую извлекаются накладные из почты - из нее Конвертер будет брать файлы для обработки. В нашем случае это C:\Standart-N_DEMO\Apteka DEMO\enakl\enakls\Белла-Волга.

- Исключать файлы, начинающиеся с… Иногда, когда поставщик присылает накладные в архиве формата *.zip, сам архив содержит несколько файлов – название одного начинается с буквы h, а другого t. Первый файл содержит «шапку» документа и начинается с буквы «h», а второй содержит таблицу с данными по товару и начинается на «t». Поэтому в поле Исключать файлы указываем просто букву h, поскольку «шапка» документа нас не интересует.

- Папка для обработанных файлов. Это папка, куда падают уже обработанные накладные, то есть, здесь указываем путь к обработанным после Конвертера накладным: C:\Standart-N_DEMO\Apteka DEMO\enakl\enakl_ok. И нажимаем кнопку , после чего конвертор налаживает связь с катологом накладных.

- Создавать резервные копии файлов. Здесь указываем путь к папке, в которую попадают резервные копии накладных: C:\Standart-N_DEMO\Apteka DEMO\enakl\enakl_back (не обязательный параметр).

- Кодировка текста. Выбираем стандарт кодировки, с помощью которого текст накладной будет отображаться в Менеджере. Чаще всего это DOS – 866.

- Изменять кодовую страницу на. Точно так же как и в предыдущем пункте выбираем нужную кодировку, чаще всего это также DOS – 866. При не корректной кодировке подбираете подходящую. Если вдруг в Менеджере в новой накладной вместо нормальных наименований появились «каракули», можно попробовать сменить кодировки на другие из списка. После всех изменений на вкладке Настройки для того, чтобы не потерять все внесенные изменения, обязательно нужно нажать Применить

Рис.11

Теперь нужно сделать правило активным. Для этого отмечаем его галочкой как на рис.12 и нажимаем кнопку - Включить / Выключить выбранные профили.

Рис.12

Профиль поставщика Белла-Волга немного изменит свой внешний вид, став активным:

Рис.13

Далее заходим на вкладку Связь полей. Здесь мы будем настраивать связи между полями накладной, которую нам прислал поставщик, и полями обработанной накладной, которая станет в Менеджере. В поле Список файлов справа есть черный треугольник, нажав на него появится выпадающий список с перечнем необработанных накладных, выберем одну из них:

Рис.14

После того, как мы выбрали одну из накладных, в поле Исходная таблица появятся все данные из накладной поставщика:

Рис.15

Далее будем настраивать связи. Ниже приведены названия полей, уже заведенных в нашей базе, каждое из которых соответствует определенному параметру позиции – цене, штрих-коду товара, наименованию. В соответствие к ним нужно привести поля, которые указаны в накладной от поставщика: DOCNUM – номер документа поставщика DOCDATE – дата документа поставщика ORIG_TOVAR – оригинальное наименование товара TOVAR – наименование товара SER – серия QUANT –количество PRICE_Z – цена завода / изготовителя с учетом НДС PRICE_O – сумма оптовая с учетом НДС NDSO – ставка НДС SUM_NDSO – сумма НДС по закупу PRICE_R – цена реестра IZG - производитель SERT – номер сертификата SDSERT – срок действия сертификата KEMSERT – орган сертификации GODENDO – срок годности NGTD – номер таможенной декларации STRANA – страна происхождения BARCODE – штрих-код производителя ORIG_CODE – Внутренний код товара в базе поставщика Поле CODE похоже на код товара в базе поставщика, поэтому свяжем его с полем ORIG_CODE в нашей базе. Для этого выделяем поле CODE в верхнем окне левой кнопкой мыши и то же самое делаем с полем ORIG_CODE в нижнем окне. Далее либо на первом выбранном поле, либо на втором нажимаем правой кнопкой мыши, выйдет следующее окно:

Рис.16

Из контекстного меню выбираем вариант «Связь полей». После этого эти два поля попадут в другую колонку «Связанные поля» и станут как бы «связанными», это будет выглядеть вот так:

Рис.17

Теперь нам нужно связать все поля. Пройдемся по всем полям и свяжем их. При связи полей PRICE_O нужно учесть то, что у нас в программе это поле должно содержать оптовую сумму, а не цену оптовую, поэтому для того, чтобы в программе в поле PRICE_O была указана сумма оптовая нажимаем правой кнопкой мыши на связи PRICE_O= PRICE_OPL как на Рис.18 и выбираем пункт «Расширенное редактирование»:

Рис.18

Выйдет следующее окно:

Рис.19

По сути, сумма оптовая – это произведение цены оптовой на количество товара, поэтому составляем формулу: в строке редактирования после поля PRICE_O ставим знак звездочки «*» и из списка полей в сером окне выбираем поле (нажимаем на нем два раза левой кнопкой мыши), которое отвечает за количество, в нашем случае это KOLVO (Рис.20):

Рис.20

В итоге, формула сформирована. Закрываем окно и сохраняем изменения:

Рис.21

И по такому принципу нужно связывать каждое поле, которое присутствует в накладной, которую вам отправил поставщик. Следует отметить, что поле GNVLS стоит связывать только в том случае, если в накладной поставщика указаны значения в виде 0 либо 1. Если там стоят значения «да/нет», то соединять поля не нужно. Еще необходимо заполнить Имя выходного файла. Оно должно иметь вид «Белла-Волга №;DOCNUM; от ;DOCDATE;», то есть, сначала указываем имя поставщика, в нашем случае это Белла-Волга, а далее вместо DOCNUM мы должны указать поле, которое отвечает за номер документа в накладной поставщика – это DCODE, и тоже самое и с датой документа, DOCDATE – DATE_DOC. В итоге получится «Белла-Волга №; DCODE; от ; DATE_DOC;» (Рис.22).

Рис.22

Перед тем, как сохранить все изменения, мы можем предварительно посмотреть как будут выглядеть колонки в Менеджере. Для этого нажмем на кнопку (Рис.23):

Рис.23

У каждого поставщика поля в электронных накладных имеют свои названия и порой связка полей может занять много времени, поэтому существует несколько способов, как можно ускорить этот процесс. Перед настройкой нового правила заходим в Статистика / Загрузить с сервера (Рис.24). Программа выдаст сообщение «статистика связок обновлена». Теперь заходим в настройки правила, например, Белла-Волга и нажимаем правой кнопкой мыши по свободным полям и выбираем Автосвязь полей – По статистике. После этого программа сама автоматически свяжет поля накладной поставщика с теми полями, заведенными в Менеджере, какие чаще всего были связаны ранее при настройке правил в Конвертере.

Рис.24

Если мы выберем пункт Автосвязь полей – По наименованию, то программа автоматически свяжет поля, полностью идентичные по названию, например, PRICE_O и PRICE_O, GODENDO и GODENDO. После того, как вы настроили правило конвертирования для поставщика, нажмите Статистика / Отправить на сервер. После этого программа отправит сохраненные данные ваших настроек правил на сервер - благодаря этой информации формируется статистика связи полей, которой в будущем можно пользоваться. После того, как все настроено, нажимаем кнопку Применить, затем ОК. Далее чтобы накладная конвертировалась и попала в Менеджер нажимаем кнопку как на рис.25:

Рис.25

Идем в Менеджер, открываем Электронные накладные и смотрим, появилась ли накладная от поставщика. Если да, то сверяем с бумажной накладной сумму оптовую и сумму НДС, если все сходится, то принимаем накладную. Если накладная не появилась, то проверьте все настройки заново по данной инструкции. Если все проверили, и накладная все равно не появилась, звоните в Стандарт-Н.